Hace algo más de dos años encontré una manera de mantener las cuentas claras al dar con una aplicación sencilla de contabilidad personal que además podía acceder a través de Internet: Buxfer. Tras más de un lustro llevando un minucioso registro de mi contabilidad personal, cuando creía haber encontrado la solución definitiva, de pronto me enteré de que no todo el monte era orégano.

De la mano de un amigo, me llegó la noticia de que los fundadores de Buxfer se habían ido a trabajar para Facebook. Al par de días, cuando entré para rescatar mis datos, el navegador me advertía (con un aterrador fondo rojo) que el certificado SSL de buxfer.com había caducado. En ese momento, se disiparon mis dudas sobre el futuro de Buxfer… ¡mariquita el último! 😀

Tras varios días de búsqueda, no encontré una alternativa mejor. Esta vez, mejor significaba que me inspirara más confianza de que seguiría funcionando dentro de 5 o 10 años. La única alternativa que me gustó es MoneyStrands. Si aún quieres llevar tu contabilidad personal en una aplicación web sin preocuparte por aprender contabilidad, dejar de leer aquí y vete a MoneyStrands. En serio, si eso es lo que quieres, ve y pruébalo. Si te gusta, no leas el resto de este artículo 😉

Si vas a seguir leyendo, espero que sea porque te interesa aprender algo de contabilidad 😉

Este artículo también se lo dedico a mi buen amigo Jacobo de Vera, en el sentido de que me he esforzado por terminarlo, aunque sea a trancas y barrancas, ahora que él está interesando en la materia. Tranquilo, una buena parte ya la tenía escrita desde hacía meses 😉

Motivación

Tras probar MoneyStrands un par de días, lo dejé. No recuerdo los detalles, había algunas cosas que no me permitía hacer, pero tendría que volver a pasar un par de días usándolo para recordarlas.

Con la esperanza de encontrar algo mejor, recurrí a la pandilla de Übergeeks que me rodean en la oficina. Uno respondió que se las apaña con un par de hojas de cálculo y muchas fórmulas. Simple, pero efectivo. Otros dos respondieron que llevan unos 10 años usando GnuCash y muy felices.

¡10 años! ¿Dónde estábamos hace 10 años? Yo cursaba 2º de Matemáticas, no tenía blog, acababa de descrubrir GNU/Linux, no tenía cámara digital, hacía senderismo todos los domingos… Cuando hice un resumen de mis locos años 20 me di cuenta de que pueden cambiar muchas cosas en la vida de una persona en 10 años. Pero los años de la informática son como los de los perros, cada uno vale por siete, así que aquello me sorprendió más que ver un coche con más de 70 años en circulación

  • Barcelona

Estaba ya cansado de probar aplicaciones que van y vienen, quería una aplicación madura que fuera a durarme muchos años y con esto quedó claro que GnuCash era la alternativa libre que mejor se ajustaba a mi criterio. Sólo había un detalle que me preocupaba, una de las razones por las que descarté KMyMoney2 hace dos años: no quería mi contabilidad en un fichero en un PC (o varios).

Entonces me di cuenta de que este problema ya lo había resuelto anteriormente, con un fichero de datos privado que utilizo con mis scripts para las fotos en varios PCs: montando un repositorio Git sobre SSH y metiendo ahí los ficheros. Como no podía ser menos, GnuCash es multi-plataforma.

Resuelto esto y con renovada motivación, me armé de valor y paciencia (muuuucha paciencia) para aprender contabilidad básica. Una vez más, me embarqué en la lectura del Tutorial de GnuCash y Guía de Conceptos. Ya lo había intentado un par de veces en estos últimos años, pero desistí por falta de paciencia y tomé el camino fácil: no aprender contabilidad básica. Personalmente, encuentro la Teoría de Grupos más fácil de entender, al menos tiene una lógica consistente, apta para dibujos animados 😛

Pero, oiga, en casa de herrero, cuchara cuchillo de palo. Si no soy capaz de aprender contabilidad básica (concretamente contabilidad de doble-entrada) no me puedo quejar de que mi mujer no use la KUbuntu 10.04 que le instalé en el portátil. Tampoco parece que vaya a usarla si aprendo contabilidad básica 🙁

Desmotivación

Voy a empezar por los malos tragos, a modo de aviso a navegante, ya que éstos son los que me mantuvieron alejado de la contabilidad de doble entrada durante años.

El dinero no es lo único que cuenta

El primer mal trago, recuerdo bien, es que antes de poder empezar a usar GnuCash tenía que crear un conjunto de cuentas. Como no había leído el manual, no entendía para qué narices necesitaba tantas cuentas: cuentas de gastos, de ingresos, de activos, de pasivos (¿qué narices son éstos?, menudos nombres más raros), etc. Yo sólo tenía una cuenta corriente en el banco y una hucha (con telarañas).

  • Mafalda y el dinero

Mi idea de cuentas (en términos de contabilidad) era la que me venía a la mente por mi escasa experiencia: era un rincón que te prestaba alguien para guardar dinero. Podía ser una cuenta corriente en un banco o la hucha bajo mi propia custodia, pero la esencia era que contenía dinero. Cuando tuve mi primera tarjeta de crédito, también la consideré como una cuenta que contenía dinero negativo. Lo que pasaba entonces con el dinero era simple: entraba de vez en cuando (sueldos, becas, etc.) y salía a menudo (gastos) pero nunca me paré a pensar a donde se iba el dinero que gastaba o de dónde venía el dinero que ganaba. Simplemente iba y venía, lo gastaba y lo ganaba. Al fin y al cabo, sólo era el dinero lo que contaba. Dinero que tenía o debía, pero nada más.

Pronto me di cuenta de que, cuando gastaba o ganaba dinero, era conveniente clasificar esas operaciones de algún modo. Así podría estimar en qué clase de gastos gastaba más y aflojar 😉

Y aquí se estancó mi aprendizaje de contabilidad. Primero, porque con esto era suficiente para cubrir mis necesidades. Segundo, porque así parecían funcionar todas las aplicaciones de contabilidad que no requerían aprender contabilidad de doble entrada. Como tal aprendizaje me parecía matar moscas a cañonazos, pero los desarrolladores de GnuCash, KMyMoney, etc. parecían no estar de acuerdo, escribí mi propia aplicación de contabilidad simplona, que llamé Kalderilla:

  • kalderilla

Dado este contexto (esta idea de lo que son cuentas en contabilidad) no entendía para qué narices necesitaba cuentas de activos y pasivos, ni siquiera sabía qué narices era eso de activos y pasivos. ¿Que hacen algo o que esperan a que lo hagan otros? Esto no tiene sentido. El manual de GnuCash explica esto muy bien, culpa mía no haberlo leído con más cuidado la primera vez. El truco está en comprender la ecuación central de la contabilidad, que relaciona todos los tipos de cuentas:

  • Activos – Pasivos = Fondos propios + (Ingresos – Gastos)

Los términos de esta ecuación tienen significados precisos, aunque no del todo intuitivos. Al menos para mí, los nombres en inglés son más intuitivos que en español:

Activos (Assets)
Tus activos son todo aquello que posees, no sólo dinero. Se distinguen dos tipos de activos:
Activos circulantes
Tu dinero en un sentido más amplio. Aquí se incluyen, además del dinero contante y sonante, equivalentes que puedes transformar fácilmente en dinero. Los activos circulantes más típicos son: dinero en metálico, cuentas bancarias (corrientes y de ahorro), depósitos y las inversiones a corto plazo, p. ej. acciones en bolsa si las utilizas para comprar y vender con frecuencia.
Activos fijos
Tus posesiones fijas, para cierto valor de fijas que tendrás que determinar según tus necesidades. En teoría, un activo fijo es cualquier propiedad material de valor económico considerable y con un tiempo de vida de más de un año. Esto hace que tengas una mejor visión de lo que realmente posees (en realidad, sólo lo que no puedas perder en un naufragio :P) pero te obliga a actualizar cada año el valor actual de todos esos activos. Si quisiera considerar mi Nikon D700 como un activo fijo, tendría que comprobar cada año a qué precio podría venderla y restarle la diferencia en concepto de depreciación. Esto está muy bien para las empresas, pero para una economía personal o familiar es matar moscas a cañonazos, vale la pena para activos gordos como una casa o un coche, pero no muchos más. También se consideran activos fijos los planes de jubilación y las acciones en bolsa si sólo las dejas crecer con el tiempo en lugar de comprar y vender regularmente.
Pasivos (Liabilities)
Tus deudas, que vienen a ser dinero negativo que tira de tus fondos hacia abajo. La cuenta de pasivos más habitual sería una tarjeta de crédito: acumulas deudas cada mes y en algún momento las pagas, típicamente sacando dinero de tus activos. También son pasivos típicos las hipotecas y los prestamos, incluyendo los pagos a plazos.
Fondos propios (Equity)
Lo que realmente tienes, disponible para gastar a tu antojo (presupuestos mediante). Tus fondos propios vienen a ser el dinero (y equivalentes) que te quedaría si pagaras todas tus deudas y vendieras todos tus activos fijos. Por eso se dice a menudo que el estadounidens medio es más pobre que el indú medio, porque si bien el primero tiene muchos más activos que el segundo, sus pasivos a menudo tiran la balanza para el otro lado. El indú puede que posea poca cosa, pero al menos no tiene deudas, mientras que el estadounidense vive en un constante estado de endeudamiento en el que jamás será capaz de pagar todas sus deudas, lo que significa que su riqueza (fondos propios) es, de hecho, negativa.
Ingresos (Income)
Un ingreso es una transacción en la que algo que posees (no necesariamente un activo) se transforma en dinero o equivalente (activo circulante). Tu sueldo es un intercambio por el que recibes dinero a cambio de tu tiempo (que no es un activo, aunque sea lo más valioso que tienes), si vendes acciones en bolsa estás intercambiándolas por dinero (transformando un activo en otro), etc. Las cuentas de ingresos representan de dónde viene el dinero que pasa a ser tuyo.
Gastos (Expenses)
Un gasto es una transacción en la que intercambias parte de tu dinero (algún tipo de activo) por servicios u objetos de valor (que no sean activos) que pasas a poseer. Cada vez que compro flores estoy intercambiando francos por flores, dejo de poseer algunos francos y paso a poseer algunas flores. Las cuentas de gastos representan a dónde se va tu dinero que deja de ser tuyo.

Esta ecuación es la piedra angular de la contabilidad de doble entrada, dice el manual de GnuCash:

La ecuación central de la contabilidad es el mismo corazón de la contabilidad de doble entrada. Para cada cambio en valor de una cuenta en la ecuación, tiene que producirse un cambio equivalente en otra cuenta. Este concepto se denomina Principio de equilibrio, y es fundamental para entender la contabilidad de doble entrada.

La idea clave es que el dinero, en todas sus formas, no se crea ni se destruye. En mi idea inicial (y egocéntrica) de la contabilidad, los ingresos crean dinero en mis cuentas y los gastos lo destruyen. Esto no es así en realidad, el dinero siempre viene de o se va a otra cuenta. El dinero no se crea ni se destruye, sino que fluye como cualquier otra forma de energía 😉

De esta idea se desprende que los tipos de ingresos y gastos son (en contabilidad de doble entrada) cuentas de tipo ingresos y gastos respectivamente. Estas cuentas representan las categorías de bienes que obtengo a cambio de mi dinero (gastos) y los tipos de recompensas por las que obtengo dinero. Esto refleja mejor la realidad de lo que pasa con mi dinero y me ayuda a ser consciente de ésta.

Por ejemplo, ¿qué pasa con mi sueldo y mis impuestos? Cada mes recibo dinero a cambio de mi tiempo, pero las leyes del país donde vivo me obligan a dar parte de ese dinero al gobierno. Antes de ser consciente de esto, sólo apuntaba lo que entraba en mi cuenta bancaria y me olvidaba del resto. La contabilida de doble entrada refleja este detalle mucho mejor y me permite llevar la cuenta de cuánto e pagado por cada impuesto, lo cual es una ayudita a la hora de hacer la declaración de la renta.

Mi contabilidad simplona tampoco iba muy bien para representar traspasos entre mis cuentas, p. ej. retirar efectivo del cajero. La carencia de doble entrada me obligaba, irónicamente, a apuntar estas transacciones dos veces: un gasto en la cuenta corriente y un ingreso en el bolsillo, un poco absurdo ¿no? La contabilidad de doble entrada no tiene este problema porque todas las transacciones son flujo de dinero (cash-flow) entre cuentas.

Planta tu árbol…

Las cuentas de activos y pasivos son relativamente fáciles de decidir: cuentas bancarias, dinero en efectivo, otros instrumentos monetarios (p. ej. fondos de jubilación) para los activos y tarjetas de crédito para los pasivos. Las cuentas de ingresos tampoco ofrecen gran complicación, a menos que ganes dinero de muchas maneras diferentes 😉

La verdadera complicación viene a la hora de plantar tu árbol de cuentras de gastos. Puedes plantar un césped plano (sin cuentas de gastos dentro de otras) pero en todo caso es muy probable que necesites establecer tu propio conjunto de cuentas de gastos, tu propia colección de categorías (en términos de contabilidad simplona) en las que gastas tu dinero. Puedes empezar con uno de los conjuntos que vienen con GnuCash (por idiomas y países), para luego añadir y quitar a tu gusto, hasta tener el árbol que mejor se ajuste a tus necesidades. En realidad, esto es el cuento de nunca acabar, ya que a medida que pasa el tiempo, cambios en tu economía y en tu forma de verla te llevarán a necesitar (o dejar de) unas cuentas u otras. Es normal que tardes algún tiempo hasta tener un árbol de cuentas que no quieras cambiar, así que no te preocupes si te pasas días, semanas, meses o años pensando creo que dentro de unos 2000 años mi césped estará aceptable 😉

Establecer tu árbol de cuentas de gastos es un ejemplo más del problema de encontrar un sito para cada cosa. Al igual que con las fotos, conviene establecer una estructura de árbol (cuentas en lugar de carpetas) que ayude a no tener que pensar dónde hay que guardar cada cosa. Dicho esto, poco más te puedo decir salvo que te busques la vida 😛

Por si sirve de algo, he aquí un ejemplo: mis gastos de vivienda.

  • vivienda

La idea es que a la hora de elaborar informes (estadísticas) puedo ver cuándo dinero se va en la vivienda a varios niveles de detalle. Haciendo lo mismo con todo lo demás, se puede entender mejor (que no haciéndolo) a dónde se va el dinero.

No te engañes con el cambio

Sabía que la vida de emigrante no era fácil, pero la gente que hizo GnuCash no parece haber pensado en ello. Cuando me encontré con que tenía que llevar mi contabilidad en (al menos) dos monedas (euros y francos suizos) me di cuenta de no había ninguna estrategia clara, ni en GnuChas ni en contabilidad de doble entrada en general, para hacerlo fácil.

Transferir dinero entre dos cuentas con distinta moneda es fácil, puedes poner las cantidades exactas en cada una de las cuentas sin tener que preocuparte por el cambio de moneda. Si saco $300 de un cajero en San Francisco y eso se traduce en un cargo de SFr. 350.- en mi cuenta corriente, incluyendo comisiones, GnuCash me permite simplificar la transacción como $300 = SFr. 350.- sin hacer más preguntas. Hasta aquí bien, pero eso sólo es la parte fácil.

El problema viene cuando gastas dinero en ciertas cosas (p. ej. billetes de avión) con distintas monedas. Pongamos que tengo una cuenta corriente en euros y otra en francos suizos, compro un billete a Iberia (pagando en euros) y otro a Swiss Air (pagando en francos suizos). Me gustaría poner ambos gastos en la cuenta Gastos:Vacaciones:Vuelos pero, aunque puedo, no me gusta porque cada cuenta sólo puede tener una moneda, no más, así que al menos uno de los vuelos tendría que registrarse con un importe en una moneda distinta de la que realmente se usó para pagar, p. ej. el vuelo de Swiss Air quedaría registrado como €332 en lugar de SFr. 480.- que fue lo que pagué por él.

Y ahí está el engaño: SFr. 480.- son SFr. 480.- y no €332. En el momento de escribir esto, Google dice que SFr. 480.- son €332, pero mañana será distinto. Incluso hoy mismo, ningún banco me dará el precio justo porque ahí aprovechan todos para mamar 😛

Cuando gasto euros, gasto euros; cuanto gasto francos, gasto francos; y así con todas las monedas. Pero cada cuenta (de gastos o de cualquier otro tipo) sólo puede tener una moneda. Entonces, ¿cómo puedo registrar, sin alterar sus valores, esos dos vuelos? Aquí es donde, para mi sorpresa, tras preguntarle a la profesional de la casa, me encontré con que la fórmula universal no me convencía.

La fórmula universal (lo que hacen las empresas como procedimiento estándar) es llevar cada contabilidad en una única moneda central y convertir todas las cantidades a esa moneda utilizando el tipo de cambio del momento en el que se realiza cada transacción. Hace dos años no me lo habría pensando un instante: mi moneda central era el euro, pero ahora me doy cuenta de que no lo es y, aunque no quiero volver a mudarme en mucho, mucho tiempo, no tengo certeza de cuál será mi moneda central dentro de unos años. Por ello prefiero contar los gastos en euros y francos en su propia moneda, de modo que reflejan más fielmente la realidad y siempre tendré la puerta abierta si algún día decido que quiero convertir todo al euro. Es fácil convertir todo a una moneda central, pero esta operación no es (tan) fácilmente reversible.

Sólo ante el peligro, estuve un par de días probando varias formas de duplicar (dividir) mis cuentas de gastos para mantener al menos las dos monedas principales (euros y francos suizos) separadas. De momento, llevo meses bastante satisfecho metiendo todas las cuentas de gastos en euro bajo Gastos:Euro y todas las cuentas de gastos en francos suizos bajo Gastos:Suiza — de modo que esos billetes de avión quedan registradas, respectivamente, en Gastos:Euro:Vacaciones:Vuelos y Gastos:Suiza:Vacaciones:Vuelos.

Con esta estructura puedo ver claramente, de un golpe, cuánto gasto globalmente en cada moneda. Como los informes por cuentas muestran la moneda de cada cuenta, también puedo ver claramente qué significa cada uno de los números que no puedes ver aquí 😛

  • Expense Accounts

Como lo ves, la nena acaba de llegar y ya encabeza la lista 😉

Olvida lo que has aprendido

Ya pasó lo malo, las cosas que no sabías, ahora viene lo peor: las cosas que creías que sabías 😛

Si llevas un tiempo usando algún tipo de Internet banking puede que te hayas acostumbrado a que los movimientos en tus cuentas bancarias siempre tienen cantidades positivas, nunca negativas, pero en dos columnas: haberes y deberes (credit & debit).

Haberes y deberes no son lo que uno podría pensar al verlos tal como nos lo enseñan los bancos: dinero que ganas y dinero que gastas. Esa es la idea egocéntrica que viene a la mente de forma natural, como el dinero es tuyo piensas que haberes es lo que pasas a tener y deberes es lo que dejar de tener, pero no es exactamente así. Para poner las cosas peor, los muy graciosos de los bancos te muestran las transacciones desde su punto de vista, no el tuyo, así que están al revés. Adivina a quién piensan ellos que pertenece tu dinero 😛

Haberes y deberes no se refieren ni a tí ni a ellos, sino a las cuentas. Deberes (siempre a la izquierda) representan el dinero que entra de la cuenta, mientras que Haberes (siempre a la derecha) representan el dinero que sale en la cuenta. Así, el dinero siempre fluje de la columna derecha de una cuenta a la columna izquierda de otra. ¿De derecha a izquierda? Esto suena a árabe.

Por lo tanto, cuando pagas un café con tu dinero de bolsillo, tienes un haber (a la derecha) en tu dinero de bolsillo y un deber (a la izquierda) en la cuenta de gastos de café. ¿Acaso tiene esto sentido? ¡Está al revés de lo que cabría esperar! Pero si funciona, no lo toques, que lleva así durante los siglos 😛

Para esconder un poco esta demencia, GnuCash muestra nombres diferentes para las columnas de haberes y deberes según el tipo de cuenta, ¡y menos mal porque para activos es todo lo contrario de lo que cabría esperar tras haber visto los extractos del banco!

Tipo Deberes Haberes
Activo Depósito / Recibo Retirada / Gasto
Pasivo Pago Cargo
Gastos Gasto Descuento
Ingresos Cargo Ingreso

Cuando vas a introducir los valores, GnuCash muestra en gris qué tipo de cantidad espera en cada columna, de modo que no necesitas acordarte de qué significa cada columna para cada tipo de cuenta. Una gran ayuda para la salud mental 🙂

Borrón y cuenta nueva

Si has estado llevando tu contabilidad sin usar el sistema de doble entrada hasta ahora, probablemente no te valga la pena importar tu contabilidad histórica (actual) en GnuCash. Suponiendo que tienes tu contabilidad histórica en un formato sencillo (ficheros CSV o similar), el trabajo que supone transformarlos en cuentas de GnuCash no se justifica fácilmente. Primero, has de transformar categorías (si las has estado usando) en cuentas del tipo correcto (ingresos, gastos, etc.) y luego verás que el formato de fichero de GnuCash no es tan sencillo como un fichero CSV.

No es imposible, ni siquiera creo que sea difícil, sólo es cuestión de ponerse, pero lleva su tiempo y, salvo que realmente necesites analizar esos datos (que pronto serán antiguos) utilizando GnuCash, no vale la pena. Puedes dejar tu contabilidad histórica donde quiera que estuviera y hacer, sin miedo ni dolor, borrón y cuenta nueva. Así lo hice, el pasado verano, tras nueve años y medio (se dice pronto) de contabilidad histórica. Sólo me preocupé de re-entrar (a mano, en un par de tardes, porque con GnuCash esto puede ser muy rápido) la contabilidad desde el día que llegué a Suiza, porque esa fecha marcó un antes y un después en mi vida y en mi economía.

Con esto quiero decir que no te preocupes por dejar atrás años de contabilidad, al fin y al cabo esos años quedarán atrás tarde o temprano. Es mejor dar el salto y no mirar hacia atrás 😉

`Mirar hacia atrás es mala idea’, dijo Rincewind firme. `Siempre lo he dicho. Te ralentiza.’

— Terry Pratchett, El último héroe

Re-motivación

Ahora que estás sobre aviso de los detalles (al menos para mí) inesperados de la contabilidad de doble entrada, podemos hablar de las recompensas. Es verdad que la contabilidad de doble entrada requiere un poco de lectura, paciencia y actitud para entenderla y acostumbrarse a ella, pero compensa 😉

Escríbelo otra vez, Sam

Sólo por el auto-completado de GnuCash, ya vale la pena aprender contabilidad de doble entrada. Llevar la contabilidad de cuentas en varios bancos y monedas es, a día de hoy, extremadamente difícil de automatizar. Esto lleva a la necesidad de introducir las transacciones a mano, tecleando, que no es lo más cómodo. Bueno, para mí es aún más cómodo teclear que andar dando vueltas con el ratón 😉

La maravilla de GnuCash es que, cuando repites un gasto (a partir de la segunda vez) GnuCash te va sugiriendo la línea completa a medida que escribes, y si la sugerencia es lo que quieres sólo tienes que pulsar Tab para que GnuCash te ponga la descripción, la cuenta y la última cantidad, de modo que sólo tienes que retocar la cantidad si es necesario, pulsar Enter y ya está 🙂

Cada vez que vuelvo del supermercado, sólo tengo que teclear c para que GnuCash me sugiera Compra en Coop, pulso Tab y ya tengo Gastos:Suiza:Supermercado para la cuenta de destino y sólo me queda teclear el importe y pulsar Enter. Estas sugerencias son específicas para cada cuenta, de modo que esta sugerencia para c sólo me la hace cuando estoy añadiendo transacciones en mi cuenta corriente. Del mismo modo, puslando a Tab Enter ya añado en sólo tres pulsaciones el alquiler mensual del apartamento. Y así con todos las transacciones que añada por segunda vez.

Para las transacciones nuevas, puedo editar las sugerencias (p. ej. cambiar Compra en Coop por Compra en Migros) y así reciclar (el valor para cuenta de destino de) sugerencias similares. Si no hay sugerencias similares a la nueva transacción, hay otro auto-completado que ahorra mucho tiempo: el valor para cuenta de destino.

Por defecto, GnuCash utiliza dos puntos (:) como separador entre cuentas en la jerarquía del árbol de cuentas, de ahí la notación que he estado usando. Para ahorrar tiempo, nunca hace falta escribir todo el chorizo completo. Cuando compro ropa para Emma, lo apunto contra la cuenta de gastos Gastos:Suiza:Niños:Emma:Ropa pero sólo tengo que pulsar g:s:n::r Tab. Esos :: seguidos significan que Emma es la primera cuenta (por orden alfabético) debajo de Niños, así que no tengo que teclear nada de su nombre. Tampoco pasa nada si un día tengo que cambiar Niños por Niñas 😉

Tampoco hay que contar todo, todo, todo

También se pueden ahorrar mucho teclear a base de no apuntar los gastos más pequeños, pero el valor máximo para considerar un gasto demasiado pequeño para apuntarlo dependerá de cada uno.

Mi experiencia en contabilidad simplona se remonta a principios de 2002, cuando por primera vez me pareció que tenía más dinero del que podía administrar de memoria: casi €300 al mes. En aquella época, con un presupuesto mensual de €300, un café (€0.6) representaba un 0.2% del presupuesto mensual y tomar un café al día (de lunes a viernes) se podía llevar un 4% del presupuesto mensual, por lo que me convenía no perderlos de vista. Ahora, nueve años más tarde, un café representa menos de un 0.1% del presupuesto mensual (en la calle, menos de un 0.01% en casa) y no los tomo tan a menudo, por lo que ya no los cuento. Estos gastos despreciables los agrupo en ajustes periódicos en los que comparo cuánto dinero en efectivo llevo encima y lo reflejo en el sistema. Si no lo hiciera, la acumulación de pequeños gastos llegaría a introducir ruido en las cuentas de efectivo. Esto sólo afecta a las cuentas de efectivo porque son las únicas para las que no existe un sistema automatizado que registra las transacciones. Al menos, mi cartera no tiene memoria. Todo llegará 😉

Los bancos, por el contrario, tienen la buena costumbre de registrar todas las transacciones y proporcionar informes periódicos más o menos detallados. Algo tenían que hacer bien los bancos, aunque sólo sea para asegurarse de que no te perdonan ni un céntimo 😛

Pagando con tarjeta todo lo que puedo (que es casi todo) y guardando sólo los recibos de gastos significativos (mayor del 0.1% del presupuesto mensual) he conseguido que apuntar los gastos sea mucho más llevadero en los últimos años 🙂

Se acabó la obsesión por contar cada céntimo, penique, centavo o ramp. La mayoría de las transacciones quedan registradas en los bancos, donde las puedo consultar a través de Internet. Para los gastos en efectivo, guardo los recibos hasta que, cuando tenga un rato, los apunto cómodamente en casa. Si se pierden detalles, son menores y se rellenan las cuentas.

Las cuentas más claras que nunca

Un concepto interesante que no descubrí hasta usar Buxfer (y tampoco lo usaba mucho) son los split: descomponer una transacción en partes de modo que el dinero que sale de una cuenta pueda repartirse entre varias. Esto se ve mejor con un ejemplo, mi última factura de Swisscom: Internet y el móvil vienen juntos, pero yo prefiero considerarlos como dos tipos de gastos (cuentas) distintos.

  • Swisscom split

Esto está muy bien explicado en el manual de GnuCash y es una lectura muy recomendable 😉

Siguiendo el ejemplo del manual, ahora tengo mucho más claro lo que pasa con mi sueldo, lo cual espero que me ayude a la hora de hacer la declaración de impuestos.

  • Salary split

Lo mismo me viene muy bien para dividir las compras en IKEA o B&H PhotoVideo, en las que a menudo se juntan múltiples propósitos en cada compra.

Medir para mejorar

Dicen en las empresas que no se puede mejorar lo que no se mide. Algunas lo llevan al extremo, pero ciertamente un buen primer paso para mejorar algo es comprenderlo. Cuando se trata de cosas cuantificables, los números ayudan a hacerse una buena idea de la situación. Un café de máquina por €0.5 no parece caro, pero si me tomo tres al día de lunes a viernes el total asciende a €30 al mes, el 10% de mi presupuesto mensual años atrás —cuando estuve tomando tanto café un par de meses 😛

Medir para comprender y mejorar, esa es la utilidad que le veo a la contabilidad. Si sólo quisiera saber cuánto dinero me queda para llegar a fin de mes me bastaría con mirar la cuenta corriente y la cartera, no me molestaría en apuntar todos los gastos. La utilidad que le veo a apuntar todos los gastos y agruparlos (en cuentas de gastos) radica en los informes (reports) que resumen todos esos números en unos pocos, más fáciles de comprender. Estos son los que más me gustan de GnuCash:

Activos (Assets)
Diagrama circular de dónde están tus activos (dinero y equivalentes) entre las cuentas que más tienen, las que menos tienen se agrupan como Otros.
Hoja de balances (Balance Sheet)
Resumen de cuánto dinero tienes en cada una de tus cuentas de activos y pasivos.
Flujo de dinero (Cash Flow)
Resumen de cuánto dinero ha entrado y por dónde, así de como cuánto dinero ha salido y hacia donde, desde el punto de vista de tus activos.
Cuentas de gastos
Diagrama circular de las cuentas (de gastos) a las que se va la mayor parte de tu dinero:
  • Expense Accounts

Estos informes son rápidos y los tengo siempre abiertos, lo cual ralentiza un poco el arranque de GnuCash pero no mucho. Otros informes que también me gustan, pero son más lentos, son:

Evolución de Activos (Assets Over Time)
Diagrama de barras apiladas que muestra cómo evolucionan tus activos (dinero y equivalentes) y/o la suma de ellos.
Evolución de Pasivos (Liabilities Over Time)
Idem para tus pasivos (deudas).
Evolución de Gastos (Expense Over Time)
Idem para tus gastos, más útil que el diagrama circular.
  • Expenses Over Time

En respuesta al comentario de Jacobo: este último informe se puede ajustar para mostrar cualquier conjunto de cuentas, con barras apiladas o no, independientemente de las monedas de las cuentas incluídas. Por ejemplo, estos son mis gastos de Supermercado en euros y francos, todos juntos. Las dos cuentas que están repetidas (Supermercado y Alcohol) lo están porque he gastado en ambas tanto en francos como en euros 😉

  • Gastos en Supermercado

La pega es que todas las cantidades se convierten sólo en el momento de hacer el informe, representando así lo que aquellos euros costarían ahora en francos en lugar de lo que aquellos euros hubieran costado entonces en francos.

GnuCash proporciona unos cuantos informes más, pero muchos tienen poco sentido para mí (los de ingresos no tienen mucha variedad que mostrar) o simplemente no los entiendo. También es importante jugar con las opciones del informe (click derecho en el informe) porque las opciones por defecto a veces están lejos de ser las mejores para cada uno.

Los informes de GnuCash son los típicos de contabilidad, en su mayoría constan de totales por grupos y tramos de tiempo. Si quieres hacer algún análisis estadísitico que no sea tan típico, tendrías que exportar los datos que te interesan y hacer el análisis pertinente fuera de GnuCash.

Pongamos un ejemplo: ¿cuánto me gasto cada vez que voy al supermercado? Empiezo por pedirle a GnuCash el diario general (General Journal) y lo exporto a un fichero (report.html). Luego extraigo las cifras de la cuenta Gastos:Suiza:Supermercado, un poco a lo bestia:

egrep -A5 'Gastos:Suiza:Supermercado$' report.html | grep 'CHF' | sed 's/.*CHF \(.*\)<.*/\1/' > super.data

Ahora el fichero super.data contiene una ristra de números que representan lo que me he gastado en supermercado en Suiza. Para hacerme una idea de cómo se distribuyen estas cantidates, un diagrama de caja (boxplot) no está mal (izquierda). Para una idea mejor aún de cómo se distribuyen los valores dentro de estas cajas, me gusta mirar también un diagrama de violín (vioplot), que combina el diagrama de caja con la curva de densidad (derecha).

  • Supermercado boxplot
  • Supermercado boxplot & vioplot

Si te gusta, aquí tienes el código para hacer esto con R 😉

> supermercado <- read.table("supermercado.data")
> boxplot(super,
   main="Importe de Gastos de Supermercado en Suiza.",
   ylab="Francos Suizos", xlab="Datos desde que vivo en Suiza.",
   col="#000099")
> vioplot(super$V1, col="white", add=TRUE)

Léete el Estupendo Manual

Si has seguido leyendo, espero que sea porque todavía te interesa aprender algo de contabilidad. Ahora bien, yo no soy quién para enseñar de eso 😉

Con esto sólo espero animarte a que te leas el manual de GnuCash o algún otro texto que explique bien la contabilidad de doble entrada, una vez que la entiendes un poco se vuelve todo mucho más claro, comprensible y… con suerte, hasta lógico 😛

También he querido compartir un poco la gran suerte que tengo: mi media naranja me ha ayudado mucho con unas cuantas ideas que no entraban fácilmente a la primera, ni a la segunda, ya que durante años me habían estado diciendo (o dando a entender) lo contrario (véase “haberes y deberes”). Este artículo sólo habría sido un montón de burradas de no ser por su pacientísima ayuda, explicaciones y revisión 🙂