… y accesibles desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Apto para todos los públicos, todos los gustos y todos los bolsillos.

El TesoreroInternet ha cambiado mucho en estos últimos seis años :-)

El 4 de febrero de 2002 comencé a registrar qué hacía con mi dinero (que en aquella época pasó de ser €60 a €360 al mes –¡qué subidón!–) en un cuaderno, pero tan pronto aprendí un poco de PHP y MySQL informaticé el proceso. Desde entonces he escrito varias aplicaciones (GNUpelas, Kalderilla y El Tesorero) mientras esperaba a que hubiera suficiente oferta de aplicaciones web gratuitas para cubrir esta necesidad.

Ya no hay necesidad de poseer un PC en el que poder instalar una aplicación de contabilidad, hay multitud de applicaciones web ahí fuera disponibles para todos, gratis, que podrías usar hasta en la biblioteca, igual que harías con GMail o Flickr –tomando las debidas precauciones.

  • Mi otro PC es un CPD

El sábado me pasé el día leyendo el manual de KMyMoney2, una aplicación de contabilidad basada en el sistema de doble entrada, base fundamental de la contabilidad moderna (desde el s. XV o antes). Tras unas pocas pruebas me convencí de que no quiero mi contabilidad en un fichero en un PC (o varios) ni tampoco necesito toda la potencia del sistema de doble entrada.

El domingo probé unas pocas aplicaciones web para contabilidad personal, buscando algo sencillo, rápido y cómodo; tonterías las justas. A través de este repaso por 15 aplicaciones de contabilidad llegué a Buxfer y Moneytrackin’ –entre otras, pero éstas son mis favoritas.

Cada una tiene puntos fuertes que la otra no tiene, pero tampoco sería muy doloroso mantener los datos en ambas (viva la redundancia) ya que en ambas es muy fácil introducir nuevas transacciones (la operación más habitual) y me ha resultado muy fácil y rápido migrar a ambas toda mi contabilidad de los últimos seis años y medio, 7188 transacciones en 15 cuentas.

Pero esto no es lo mejor, además sólo hay que hacerlo una vez y ya está, lo mejor es la facilidad con la que se pueden mantener los datos actualizados sin hacer grandes esfuerzos, pero de eso hablo más adelante, cuando ya tenga mis datos importados. Si no tienes datos que importar puedes saltarte esa parte e ir directamente a lo mejor.

El punto de partida era El Tesorero, una aplicación web en pañales que nunca me animé a publicar pero que ha cubierto mis necesidades durante los últimos dos años y pico. La forma de sacar los datos ha sido, literalmente, copiar y pegar:

1. (seleccionar y) copiar todas las entradas de una cuenta cualquiera:

  • Copiando de El Tesorero
  • Copiando de BBVA
  • Copiando de Halifax
  • Copiando de ING Direct

2. (pegar y) guardar en un fichero de texto plano con un editor de texto que no permita formatear al texto, el más sencillo que tengas:

  • Guardando con TextMate
  • Guardando con gEdit
  • Guardando con Notepad

(TextMate en Mac OS X, gEdit en Linux y Notepad en Windows XP)

Así paso a tener todas mis transacciones en ficheros de texto, uno por cada cuenta –cuenta corriente, efectivo en moneda, tarjeta de crédito, cuenta de ahorro, caja de zapatos, etc.

Estos ficheros de hecho son tablas en formato CSV (valores separados por comas) usando tabuladores (en lugar de comas) para separar los valores. Esta feliz coincidencia es muy útil, ya que CSV es un formato ampliamente aceptado por las aplicaciones de contabilidad personal :-)

Supongamos que sólo tengo esas pocas coronas danesas y veamos cómo las mantendría vigiladas en ambas apliaciones. Todo lo que tengo para empezar es el fichero coronas.csv con mis primeras transacciones.

Nota: en adelante, los enlaces en negrita sólo funcionarán si ya estás utilizando la aplicación correspondiente, de lo contrario te redirigirán a la página de login.

Moneytrackin'

Moneytrackin’ es muy sencilla de usar, amigable y está traducida al castellano. Su interfaz no es lo más ágil pero no está nada mal, lo único que no me convencen son sus gráficos. Con todo, me parece la más apropiada para iniciarse y la que menos cuidado requiere por parte del usuario.

1. En la sección de Contabilidad, empieza por Crear nueva cuenta, sólo necesitas elegir un nombre y la moneda:

  • Crear nueva cuenta en Moneytrackin.com

2. hay (al menos) dos formas de añadir transacciones a una cuenta: a) insertar unas pocas (tecleándolas) usando Insercción rápida cuando estás viendo el contenido de la cuenta

  • Insercción rápida en Moneytrackin

o bien, cuando no son tan pocas, b) subir el fichero CSV en la sección Importar del Tablero

  • Importar fichero CSV en Moneytrackin
  • Importar fichero CSV en Moneytrackin (2)
  • Importar fichero CSV en Moneytrackin (OK)

Ya está, ahora repetir y aclarar con cada cuenta. Así es como se ve una cuenta: lista de últimas transacciones y desglose por etiquetas. Las etiquetas pueden usarse como si fueran categorías, no hay cuentas de gastos como en las aplicaciones de contabilidad más complejas.

  • Cuenta Coronas en Moneytrackin
  • Nota: por defecto se ven las últimas transacciones del mes en curso, en este caso usé el desplegable para ir a marzo de 2008.

Buxfer

Buxfer no estan amigable como moneytracking en el sentido de que es más fácil hacer algo mal (no es tan a prueba de torpes) y las traducciones están a medias, pero me gusta más por las posibilidades que tiene al precio de usarlo con un poco de cuidado. Volviendo al caso de importar mis transacciones en coronas danesas:

1. crear una cuenta es igual de fácil: nombre y moneda.

  • Create cuenta Coronas

2. importar los datos es casi tan fácil, empieza por Import bank or CC statement, carga el fichero, elige qué representa cada columna, el formato de fecha y el balance inicial de la cuenta:

  • Cuenta coronas creada
  • Importar fichero en Buxfer (1)
  • Importar fichero en Buxfer (2)
  • Importar fichero en Buxfer (3)
  • Importar fichero en Buxfer (4)

Aquí Buxfer es menos amigable: el fichero debe tener extensión CSV (i.e. llamarse tucuenta.csv y no .txt) y la descripción de las transacciones no debe contener " ni &, ambos caracteres hacen que partes del fichero sean ignoradas o mal interpretadas. Además, yo tuve que guardar mis ficheros usando la codificación ISO-8859-1 en lugar del UTF-8 que tan extendido está ya, pero no sé si eso era problema de Buxfer o de mi PC.

¿Cómo mantener esto día a día?

Ahora viene el problema doloroso: cómo mantener esto actualizado con el mínimo esfuerzo posible. Piensa que tu tiempo vale mucho, está bien dedicar un poco de tiempo a vigilar tu economía pero no debe robarte más del imprescindible.

Apuntando en el móvil

Cualquiera que sea el nivel de detalle con el que quieras apuntar tus gastos lo importante es que puedas apuntarlos en cualquier momento, sin importar dónde estés. Para ello procuro tener siempre a mano cuaderno y bolígrafo o un móvil –hasta el móvil más cutre te permite guardar un SMS como borrador. Así no tengo que recordar las cosas al llegar a casa, ni andar revisando tickets. Supongamos que no tenía acceso a Internet cuando estuve en Dinamarca, así que apunté los gastos en el móvil.

Con tan poco ya tengo todo lo que necesito no tener que recordar, cuando tenga un momento puedo introducir los datos completos por distintos métodos segúna la aplicación en uso: en Moneytrackin’ puedo usar la Insercción rápida o entrar en moneytrackin.mobi si tengo acceso a Internet en el móvil; aquí Buxfer destaca sobre Moneytrackin’ porque me permite…

con esta pinta

a) escribir varias transacciones de un plumazo usando la opción Add multiple transactions, escondida tras la operación Add transaction.

  • Añadir múltiples entradas en Buxfer

b) enviar las transacciones un e-mail (a una dirección secreta sólo para mí) con un formato muy sencillo, tanto que tiene algunas limitaciones: en cada línea el primer número será la cantidad, aunque no tenga espacio ni tabulador delante.

  • e-mail para enviar a Buxfer
  • Nota: parece que sólo es necesaria la primera palabra del nombre de la cuenta, no sé si esto es un defecto o una característica :-D

  • resultado de enviar el e-mail
  • Este correo añade también dos entradas en la cuenta Halifax current account que no muestro aquí.

La posibilidad de añadir entradas y hacer consultas por e-mail permite usar la aplicación día a día desde cualquier lugar, sin entrar en buxfer.com, a lo que podemos sumar las dos opciones para móviles: iphone.buxfer.com para el iPhone y m.buxfer.com para cualquier otro móvil. Además también se pueden enviar transacciones por SMS, ¿qué más se puede pedir?… que enviar SMS sea gratis:-D

Por supuesto ambas aplicaciones ofrecen la posibilidad de añadir transacciones a una cuenta subiendo más ficheros CSV, sin sobreescribir los anteriores. De hecho Moneytrackin’ detecta cuando importas las mismas transacciones ¡y evita los duplicados! Así que también te puedes pasar un mes en Las Bahamas sin Internet, apuntando los gastos en el portátil cada par de días, y luego subirlos al volver a casa.

Vale, ya crecimos, y ahora ¿en qué coche nos metemos?

Todo esto es sólo la (mi) búsqueda de una forma fácil y rápida de monitorizar mi economía personal, el objetivo es que una vez que se tienen suficientes datos se puedan sacar conclusiones, tomar decisiones y hacer planes para alcanzar metas. Pero en eso no me voy a meter porque es algo muy personal, cada cual tiene sus propios problemas y deseos así que a buscarse el guiso ;-)

¿A qué viene todo este rollo?

Sé que no soy el único que se preocupa por controlar su economía y andaba buscando una buena herramienta para ello, este rollo viene a que prefiero apuntarlo aquí y compartirlo con todos en lugar de contárselo sólo a unos pocos. Si aún dudas que esto tenga utilidad, te recomiendo esta lectura ;-)